É muito comum encontrar nomes de ex-moradores no sistema de controle de acesso de alguns condomínios, seja esse controle informatizado ou manual.
Em alguns condomínios, qualquer alteração – exclusão ou inclusão – realizada na lista de moradores é imediata. O gestor ou síndico comunica e executa essas alterações no sistema. Em outros, o próprio controlador de acesso providencia a alteração utilizando um formulário de cadastro que recebe do síndico, ou às vezes vindo da empresa que administra o condomínio.
É fundamental que a portaria tenha, em seu sistema de acesso, a lista de quem pode acessar o condomínio, seja através do uso da biometria, de cartões de proximidade, controles remotos, chaveiros, etc.
Minha sugestão é que essas alterações (inclusões e exclusões) sejam sempre executadas por um representante do condomínio (zelador, gerente predial, síndico), e não pelos funcionários terceiros que controlarão o acesso.
Recadastramento de Moradores:
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Para garantir que o sistema do controle de acesso possui informações atualizadas de quem acessa as dependências do condomínio, sugiro fazer um recadastramento de todos moradores, enviando um formulário para cada residência para que eles possam atualizar os seus dados com informações relevantes como os nomes de cada morador, grau de parentesco de quem reside no local, veículos que possuem, marca, modelo, placa, prestadores que estão autorizados a acessar a residência sem a necessidade de autorização do morador, etc.
O período para que isso aconteça depende de cada condomínio.
Forte abraço a todos!
José Eduardo Santos – Diretor do Grupo Coneleste Vigilância – MBA – Desenvolvimento e Gestão de Pessoas-FGV – 21 anos de experiência no segmento de Vigilância, Portaria e Facilities.
